Аутсорсинговое ведение бухгалтерии предполагает взаимодействие компании-заказчика и организации-исполнителя на определённых условиях и принципах. Условия сотрудничества должны быть прозрачными, доступными и понятными. Иначе компании-заказчику будет сложно дать оценку потенциальной выгоды, полученной от такого сотрудничества. Механизм аутсорсингового бухучета предполагают предоставление организации-исполнителю доступа к информации, включая коммерческую и конфиденциальную. Часто это становится препятствием для тех, кто планирует передать ведение бухгалтерии на внешний контроль. Но, по статистике, сотрудничество с надежной компанией, которая выступает исполнителем, нивелирует вероятность утечки ценной информации. Для этого существуют технологии обработки и шифрования данных при их передаче по телекоммуникационным каналам связи.
Базовые принципы работы аутсорсинга
Первый принцип работы мы упомянули – это конфиденциальность. Но существуют и другие механизмы, использование которых делает сотрудничество заказчика с исполнителем комфортным и выгодным:
- Стопроцентная ответственность. Имеется в виду ответственность юридическая и финансовая. Ответственность исполнителя является полной. Когда заказчик передает на внешнее управление бухгалтерские функции, он фактически передает и ответственность за качество и результат выполнения данных задач. Другими словами, за ошибки, которые были допущены в учете или отчетах, будет платить не компания-заказчик, а организация-исполнитель.
- Исполнители должны комплексно подходить к выполнению функций. Аутсорсер должен обладать несколькими стратегиями и схемами. Комбинация их даёт возможность решать трудности, которые могут возникать по тем или иным причинам. Работа компании-исполнителя ведется в нескольких направлениях, а не в одном. Благодаря такому подходу достигается качество результата.
- Еще одни немаловажные принципы работы аутсорсера – профессионализм и добросовестность. Благодаря этому бизнес заказчика будет функционировать успешно. Исполнитель должен непрерывно совершенствовать мастерство, чтобы в любой момент выполнить сложную и нетипичную задачу.
- Вовлеченность компании-заказчика в процесс должна быть сведена к минимуму. После того, как руководитель фирмы передал на внешнее управление бухгалтерию, он может сосредоточиться на решении ключевых задач бизнеса. А бухучетом займутся профессионалы.
Формат сотрудничества
Реализация аутсорсинга бухгалтерии возможна в нескольких вариантах. Всё зависит от предпочтений заказчика. Возможны такие типы коммуникации между двумя сторонами:
- Личное общение. Предусматриваются очные встречи в офисе компании-заказчика либо исполнителя.
- Режим онлайн. Различные средства позволяют вести переговоры в дистанционном режиме.
- Комбинированный вариант, который является наиболее распространенным.
Как контролировать работу исполнителя
Ведение счетов в бухгалтерии и выполнение других задач аутсорсером должны приносить конкретные результаты. Поэтому логично, что у заказчика периодически будет возникать необходимость проверять эти результаты. Клиенты аутсорсинговых бухгалтерских компаний могут знакомиться с результатами работы в формате документации с отчетами о проделанной работе и сроках ее выполнения. Сроки должны быть предварительно определены договором. Если по отношению к заказчику отсутствуют претензии со стороны налоговой службы и других инстанций, если данные учета соответствуют реальному финансовому положению компании-заказчика, это является показателями качества работы аутсорсера.